Google Meet
A sala de reunião virtual, chamada Google Meet, é uma ferramenta de colaboração introduzida na Universidade Federal do Maranhão (UFMA) com o objetivo de possibilitar que as atividades acadêmicas e administrativas continuassem sendo realizadas mesmo no contexto de cenários adversos. Esta ferramenta permite conectar pessoas de forma intuitiva e interativa, além de oferecer funcionalidades que permitem dinamizar os encontros. Deste modo, ela também é uma solução indicada para a ministração de aulas, fazendo com que se torne uma solução indispensável para o contexto de uma Universidade.
Esta ferramenta é altamente adaptável para vários cenários que vão desde encontros totalmente privados, onde somente membros da UFMA podem participar, a encontros totalmente públicos, onde qualquer pessoa externa à UFMA pode participar. Por isso, ela deve ser utilizada de forma planejada e o usuário responsável pelo encontro deve conhecer os principais controles que ela oferece.
O usuário que cria a sala virtual geralmente é chamado de organizador. Ele possui o privilégio de definir uma série de controles de moderação dentro da sala criada. A Figura 1 apresenta onde o usuário deve selecionar para acessar os controles de moderação.
Figura 1 - Acesso a configuração dos controles de moderação
Um dos primeiros controles de moderação é a possibilidade de adicionar novos organizadores, que são pessoas participantes da sala virtual que, se assim permitido, poderão realizar a moderação da mesma forma que o criador da sala. A Figura 2 apresenta como ativar a adição de novos organizadores, mas atenção se esta funcionalidade for desativada todos poderão moderar a sala, por isso fique atento à mensagem da Figura 3.
Figura 2 - Ativar ou desativar novos organizadores
Depois de garantir que a opção de novos organizadores está ativa, proceda da seguinte forma para adicionar novos organizadores:
- Em uma reunião, no canto inferior direito, clique em Mostrar
. - Na guia "Pessoas", encontre ou pesquise o nome do participante.
- Ao lado do nome da pessoa, clique em Menu Adicionar controles do organizador .
Figura 3 - Aviso das consequências de desativar a moderação
Logo abaixo, após a opção de ativar ou desativar organizadores, o organizador pode definir como os demais participantes podem interagir na sala em termos de compartilhamento de tela, ativação de microfone ou enviar mensagens no chat. Estas opções estão habilitadas por padrão, mas se for necessário tirar algum destes privilégios basta inativar clicando na opção desejada, como pode ser visto na Figura 4.
Figura 4 - Ativar ou desativar funções para participantes
Para ter acesso a um resumo das opções de moderação, basta clicar na opção “Ver todas as configurações do organizador” como pode ser visto na Figura 5. Esta tela também oferece um controle que define como o usuário poderá participar das reuniões como pode ser visto na Figura 6.
Figura 5 - Resumo dos controles do organizador da sala
Todas as salas virtuais são configuradas por padrão para permitir que os usuários do mesmo domínio do organizador (todos os participantes com e-mail @ufma.br) possam entrar sem pedir permissão, desde que tenham o endereço da sala. Este privilégio de acesso pode ser desabilitado ao clicar no item acesso rápido como apresentado na Figura 6.
É importante destacar que se o acesso rápido for desativado a sala está sujeita a funcionar da seguinte maneira:
- O organizador precisa participar primeiro;
- Só os convidados do organizador podem entrar sem pedir permissão.
- Só os organizadores ligar para os participantes de uma reunião
Figura 6 - Ativando ou desativando o acesso rápido
Recomendação Importante de boas práticas para o uso da ferramenta:
- Não divulgar o link da sala do meet para pessoas alheias (email, whatsapp, telegram) à reunião, aula ou evento.
- Não divulgue o link do meet em sites externos, compartilhe apenas com os participantes.
- Caso deseje um alcance maior do sua reunião, aula ou evento, recomenda-se o uso de uma solução de streaming (Youtube, Vimeo, Eduplay e outras).
- Pontualidade, preparação prévia, escolha de um moderador, ambiente ao seu redor, uso de conexão cabeada, teste seu áudio/microfone e vídeo antecipadamente (entre com seu microfone desligado) e muito bom senso