Guia de Telefonia UFMA

Guia Prático de Telefonia (Fixa e Móvel) - UFMA

Este manual tem como objetivo orientar você sobre o uso correto e a gestão eficiente dos serviços de telefonia da Universidade Federal do Maranhão (UFMA). Nosso foco é garantir que os recursos públicos sejam utilizados com responsabilidade e transparência.

1. Telefonia Fixa: Como funciona?

A telefonia fixa na UFMA é baseada em tecnologia IP e pode ser utilizada de duas formas: através de um aparelho físico ou por meio de um softphone (aplicativo instalado no computador ou celular).

Quem tem direito?

• Softphone: Indicado para servidores específicos ou unidades não organizacionais, desde que apresentem justificativa fundamentada da necessidade para o desempenho de suas atividades e possuam um posto de trabalho com computador e acesso à rede da UFMA. É a modalidade que garante maior mobilidade e redução de custos de manutenção.
• Aparelho Físico: Esta modalidade é destinada exclusivamente às unidades que compõem a estrutura organizacional da UFMA.

Como solicitar o serviço?

A solicitação deve ser feita seguindo os passos listados abaixo:

1. Abertura de Chamado: A solicitação deve ser realizada via abertura de chamado na central de atendimento da Agência de Tecnologia da Informação (AGETIC).
2. Informações Necessárias: Deve-se preencher as informações solicitadas no requerimento disponível no sistema.

 Atenção

Os quantitativos de linhas e ramais são estipulados rigorosamente de acordo com os critérios estabelecidos na Portaria Normativa vigente. Não cabe ao usuário ou à unidade determinar esses quantitativos, que são definidos pela Administração com base na estrutura organizacional e disponibilidade técnica.

Níveis de Acesso

O seu nível de acesso depende da sua função:

• Nível 1: Apenas ligações entre ramais internos.
• Nível 2: Ligações locais (fixo e celular) e números de emergência.
• Nível 3 a 4: Inclui interurbanos regionais (DDD 98 e 99).
• Nível 5 a 6: Inclui interurbanos nacionais e internacionais.

O uso do PIN (Senha)

Para ligações para celulares ou interurbanos, o sistema solicitará um PIN (Número de Identificação Pessoal).

• O PIN é de uso pessoal e a responsabilidade pelas ligações é do titular.
• Se você compartilha o PIN na sua unidade, deve criar um controle interno de uso.

2. Telefonia Móvel (Celular Corporativo)

O uso do celular institucional é exclusivo para o interesse do serviço público.

Distribuição e Devolução

A gestão física dos aparelhos segue critérios rigorosos de patrimônio e controle:

1. Distribuição: A entrega é formalizada pela AGETIC após a assinatura digital do Termo de Responsabilidade e Cautela. Todo o fluxo documental é realizado eletronicamente via sistema de processo eletrônico institucional vigente, assegurando a rastreabilidade e a correta gestão do bem público durante o período de posse do usuário.
2. Devolução: Conforme o Art. 18 da Portaria, o usuário deverá devolver o equipamento e acessórios à AGETIC, nas seguintes situações:

• quando for solicitado;
• quando cessados os motivos e as condições pelos quais os itens foram destinados ao usuário;
• quando ocorrer mau uso dos itens ou do serviço de telefonia móvel; ou
• quando for necessária a substituição de algum item para fins de atualização.

 3.  Procedimentos

O usuário é integralmente responsável por manter as cópias de segurança (backups) de seus dados sempre atualizadas.

Mediante a solicitação de devolução, será facultado ao usuário sugerir uma data de agendamento para a entrega do bem, respeitando o prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis. Este período visa garantir a possibilidade de realização do backup dos dados armazenados.

No ato da devolução, o aparelho deverá ser entregue obrigatoriamente:

1. Restaurado aos padrões de fábrica (resetado);
2. Desvinculado de contas pessoais (ex: Google, iCloud);
3. Sem qualquer tipo de bloqueio de tela (senha numérica, padrão de desenho ou biometria).

 Atenção: Caso o prazo de devolução não seja cumprido, a unidade de tecnologia da informação reserva-se o direito de executar o bloqueio remoto do aparelho.

Formalização

A devolução deve ser obrigatoriamente formalizada no mesmo processo eletrônico que deu origem à distribuição do bem. É expressamente vedada a transferência direta do equipamento a terceiros pelo usuário sob cuja guarda se encontra o item. O descumprimento desta norma sujeita o titular original ao ônus por quaisquer danos decorrentes do uso inadequado por terceiros.

Regras de Ouro:

 Disponibilidade: O aparelho deve permanecer ligado ininterruptamente para convocações da Administração.

1. Segurança: Os aparelhos possuem software de gerenciamento (MDM) e geolocalização ativos. É proibido desativar ou burlar esses sistemas.
2. Cuidado: Em caso de perda, roubo ou dano por má utilização, o usuário deve repor o aparelho por um modelo igual ou superior.

O que fazer em caso de Incidentes?

Se o seu aparelho for roubado, furtado ou extraviado, você deve agir em até 24 horas:

1. Solicite o bloqueio da linha à Unidade de TI.
2. Registre um Boletim de Ocorrência (BO).
3. Comunique formalmente à TI via central de atendimento.

Limites Mensais de Gasto (Teto)

Fique atento aos limites de gastos por categoria:

• Cargos CD I e II: Até R$ 300,00.
• Cargos CD III e IV: Até R$ 200,00.
• Outros autorizados: Até R$ 150,00.

3. Monitoramento e Controle

A UFMA realiza o acompanhamento constante do uso dos serviços:

• Auditoria de Faturas: A Unidade de TI analisa mensalmente os relatórios de chamadas e o consumo de dados.
• Identificação de Desvios: Caso sejam detectadas ligações particulares ou gastos acima do teto, o usuário será notificado para prestar esclarecimentos.

4. Responsabilidades do Usuário no uso da Telefonia 

1. Zelar pelo Patrimônio: Manter o aparelho em boas condições.
2. Uso Ético: Utilizar o serviço estritamente para finalidades profissionais.
3. Guarda do PIN: Não compartilhar sua senha de acesso ao ramal.
4. Prestação de Contas: Justificar eventuais excessos de gastos.
5. Notificação Imediata: Informar qualquer defeito incidente de segurança imediatamente.

5. O que é Proibido? 

• Ligações de caráter particular.
• Doações assistenciais via fatura.
• Serviços pagos (ex: 0300, 0500, 0900).
• Uso de internet em roaming internacional sem autorização prévia.
• Repassar o aparelho para outro servidor sem preencher o termo de devolução. Caso isso ocorra qualquer dano ao aparelho continuará sob a responsabilidade do servidor que estiver com o nome no termo de responsabilidade e cautela vigente.

6. Dicas para uma Boa Gestão

• Siga as Orientações do Fabricante: Recomendamos a leitura atenta do manual de instruções do equipamento. Seguir as recomendações de carga, limpeza e manuseio do fabricante prolonga a vida útil do bem e evita danos por imperícia.
• Boas Práticas Institucionais: Mantenha-se atualizado quanto às orientações e boas práticas de segurança da informação e uso de recursos de TI publicadas pela AGETIC.
• Seja objetivo: Mantenha as ligações curtas para otimizar os custos e a disponibilidade do canal.
• Use Wi-Fi: Sempre que possível, utilize a rede Wi-Fi da UFMA para preservar o seu pacote de dados móveis.
• Confira os gastos: A lista de gastos é pública e pode ser consultada no Portal da Transparência por meio de painéis interativos.

Dúvidas ou Suporte?

Abertura de chamados deve ser feita diretamente no sistema de atendimento da Unidade de TI.