O SEI é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades com intuito de modernizar as rotinas de trabalho e de gestão de documentos, promovendo maior eficiência administrativa. O SEI foi o sistema escolhido pelo projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), que visa ofertar uma infraestrutura para tramitação de processos em meio eletrônico em todas as esferas da administração pública. É um sistema que pode ser visto como um aliado no dia a dia dos servidores, trazendo agilidade, produtividade e maior qualidade ao trabalho desenvolvido.
Sou servidor/colaborador da UFMA, como obter meu cadastro no SEI?
O cadastro e permissões de usuários para acesso ao SEI foram migrados do Sipac e estão ativos no Sistema com o mesmo login dos SIGs.
Quem pode acessar o SEI?
Podem acessar o SEI, servidores lotados nas unidades da UFMA, Colaboradores, Terceirizados e Estagiários.
O que é o perfil de acesso?
O perfil de acesso define a quais funcionalidades um determinado usuário possui acesso dentro do sistema.
Como faço o login de acesso no SEI?
O login do SEI será o mesmo utilizado para acesso à rede ou SIGs.
Posso acessar o SEI de casa?
Sim. O SEI pode ser acessado de qualquer dispositivo com Internet, seja computador, notebook, tablet e smartphone o que traz agilidade aos trâmites processuais.
Como faço para acessar o SEI?
O acesso ao sistema poderá ser feito no dispositivo escolhido, por meio do endereço https://sei.ufma.br , utilize o seu login de acesso aos SIGs.
Qual o navegador devo usar para acessar o SEI?
Qualquer navegador.
O que é processo nato-digital?
O processo nato digital é aquele que se originou já em meio eletrônico, em vez de ter sido protocolado e autuado em meio físico (papel), podendo ser composto tanto por documentos nato-digitais quanto digitalizados.
O que é documento nato-digital?
Documento nato-digital é aquele criado originalmente em meio eletrônico, nascido em formato digital.
Se minha unidade já realizou todas as atividades solicitadas no processo e já não tem mais providência a ser realizada nele, como proceder?
Se as ações a serem realizadas no processo por sua unidade foram finalizadas o processo deve ser encaminhado para providências ou deve-se Concluir Processo, através da funcionalidade Concluir Processo (representado pelo ícone da pasta amarela sobre a mão e um x vermelho). Com isso, o processo sumirá da tela de Controle de Processos. Se quiser consultar o processo em outros momentos poderá colocá-lo em Bloco Interno ou em Acompanhamento Especial (representado pelo ícone do olho), para facilitar o acesso, e depois concluir.
Se o processo tem prazo para atendimento, o que posso fazer para alertar a área destinatária?
Quando você clica em Enviar Processo, ao final da página, existe o campo de Retorno Programado, que tem a funcionalidade de você programar uma data de retorno de um processo: por data exata, ou por período de dias, sendo úteis ou não. Na unidade de destino aparecerá o ícone para indicar que é um processo com prazo de Retorno Programado (representado pelo ícone duas setas brancas em um quadrado amarelo).
Devo imprimir documentos produzidos no SEI para arquivá-los?
Não. O processo no SEI é realizado por completo em formato eletrônico e não há necessidade de impressão para arquivamento. Também não há necessidade e impressão para entrega entre os órgãos da Administração Pública, todo o trâmite entre os órgãos deve ser eletrônico. Para conhecimento do histórico, todo o trâmite fica registrado no andamento do processo, identificando a ação realizada e o usuário que realizou. Para verificar o trâmite completo do processo, basta clicar na lupa, que fica abaixo da Árvore do Processo e clicar em Consultar Andamento (representado pelo ícone da lupa).
Ao concluir um processo na minha unidade, ele também fica como concluído nas demais unidades onde está aberto?
Não. O processo será concluído apenas na sua unidade.
Posso excluir um documento de um processo?
Pode. A exclusão é permitida para documentos criados em sua unidade e não assinados, mas lembre-se um documento excluído não poderá ser recuperado. Apenas o perfil “usuário” consegue excluir.
O que é cancelar um documento?
A funcionalidade Cancelar um Documento permite que um documento seja cancelado e para isso é necessário justificar o motivo. Apenas o perfil de "Usuário" pode realizar a ação.
O documento CANCELADO some ou fica algum registro?
Documento cancelado fica aparente na árvore do processo (representado pelo ícone quadrado com 2 linhas diagonais com cortorno vermelho), no entanto não é possível ler seu conteúdo. Devemos utilizar esse procedimento com muito critério, pois equivale a retirar do processo um documento validado. Nesse caso, é preciso um despacho da chefia imediata, no qual se justifica o motivo do cancelamento do documento
Enquanto eu estiver produzindo um documento, outra pessoa consegue incluir documentos no processo?
Sim, desde que o processo tenha sido produzido ou enviado para a unidade do usuário. O SEI é um sistema colaborativo, os usuários das unidades em que o processo encontra-se aberto, podem trabalhar simultaneamente no processo e fazer a ação de inclusão de documentos.
As alterações em um documento podem ser feitas por mais de um usuário?
Sim, desde que os usuários tenham permissão na mesma unidade onde o documento está sendo produzido. Outra forma de fazer alterações coletivas em um documento é por meio do Bloco de Assinaturas, nesse caso em unidades diferentes.
O documento é salvo automaticamente?
Não, é necessário clicar no botão Salvar, constante na tela de edição de conteúdo, no canto superior esquerdo.
Existe risco de se perder documentos criados no SEI?
Não, pois o SE tem backups diários para evitar a perda de documentos e informações.
O que significa OCR, qual a sua importância?
OCR é a sigla referente a Optical Character Recognition (que em português, pode ser traduzido como Reconhecimento Óptico de Caracteres), utilizada para reconhecer caracteres de documentos em formato PDF. É importante que todos os documentos externos a serem inseridos no sistema passem por esse processo de reconhecimento de caracteres a fim de se tornarem pesquisáveis.
Por que o sistema me obriga a colocar nível de acesso no documento?
Para se garantir a segurança das informações cujo nível de acesso deve ser restrito ou sigiloso.
No Bloco de Assinatura, tem como disponibilizar para o nome do servidor em específico?
O Bloco de Assinatura é disponibilizado apenas para Unidades, porém é possível incluir uma anotação com informações importantes, como o nome dos destinatários do Bloco e a descrição da reunião.
Quando o Bloco de Assinatura está disponibilizado e eu verifico que esqueci de colocar todos os documentos, como procedo?
Cancele a Disponibilização, inclua os novos documentos no Bloco e disponibilize novamente.
Inseri o documento em Bloco de Assinatura, porém a outra unidade não recebeu. O que houve?
Verifique se o botão de Disponibilizar Bloco foi clicado, isto é, se o Bloco de Assinatura foi disponibilizado à unidade.
Como posso utilizar o Bloco de Reuniões no SEI?
O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize o acesso ao conteúdo de um processo para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de tramitação do processo. Pode ser utilizado para serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em unidades diferentes da geradora. Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela Controle de Processos, basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluídos no bloco.
Eu posso concluir um processo que foi tramitado para minha unidade com Retorno Programado?
Sim. Desde que você tramite de volta para a unidade que determinou o Retorno Programado, ao fazer isso ele será concluído na sua.
Como é feito o atesto de notas fiscais no SEI?
Por meio da inclusão de um documento do tipo “Recebimento/Atesto Definitivo de Nota Fiscal”, com a devida referência (link) do documento que está sendo atestado.
O usuário externo pode incluir documento no SEI?
Não, apenas assinar.
Quando o órgão ainda não trabalha com o SEI como deve ser o envio do documento a ele?
Você poderá utilizar a funcionalidade “Disponibilização de Acesso Externo” do processo ou com o envio de uma Correspondência Eletrônica do próprio processo para um e-mail institucional do órgão de destino. Caso o destinatário não aceite, deverá imprimir os documentos e encaminhar fisicamente.
Quando o documento for uma planta produzida no AutoCad, o SEI aceita?
Sim. Já está disponível esta extensão.
Como produzir um documento que não consta na lista de tipos de documentos do SEI?
Na tela de inclusão de documentos aparece uma lista prévia dos tipos de documentos mais utilizados na sua unidade. Se o documento não estiver nessa lista, o usuário deve clicar no símbolo “Exibir todos os tipos” (representado pelo ícone sinal de + na cor verde). Se na lista completa não constar o tipo de documento desejado, o usuário deve solicitar pelo e-mail sei@ufma.br ou pela plataforma de atendimento https://atendimento.ufma.br.
Sou servidor e estou substituindo um chefe de outra unidade, como ter acesso aos documentos dessa unidade no SEI?
O substituto (ou o chefe) deverá informar a designação da substituição por meio da plataforma atendimento.ufma.br ou pelo SEI!, enviando em anexo cópia da portaria. Será disponibilizada a permissão de acesso aos documentos da unidade.
Sou servidor/colaborador e minhas permissões expiraram no SEI?
O prazo das permissões é de 6 (seis) meses.
Para implantação ou prorrogação de permissão no SEI, o servidor com nível de responsabilidade (chefe de unidade, diretor, coordenador etc) deverá solicitar o procedimento via SEI! ou via plataforma atendimento.ufma.br (categoria "Sistemas Institucionais"). Informará os seguintes dados: unidade (ou sigla) e nome e CPF dos servidor(es).
É possível consultar um processo "Restrito" na busca de processos/documentos do SEI!?
Caso um processo seja cadastrado com nível de acesso "Restrito" ele só estará disponível para visualização pela unidade em que estiver recebido no momento ou pelo interessado no processo. A busca pelo processo restrito, mesmo que o usuário consulte utilizando o número do processo, não retornará resultados.
Caso o processo seja cadastrado como "Público", porém posteriormente seja incluído algum documento classificado como "Restrito", a restrição no nível de acesso se aplicará a todo o conteúdo do processo, porém ainda será possível consultar a tramitação do processo na busca do SEI!.
Cadastrei um processo como “restrito” e agora não consigo localizar no SEI... o que aconteceu?
Os processos cadastrados como restrito ficam disponíveis/visíveis somente para a unidade em que o processo esteja vinculado e ao(s) seu(s) interessado(s).
Como posso acompanhar o meu processo no SEI?
Consultar o processo pretendido no SEI, através do campo “Pesquisar” e ao entrar no processo clicar no botão “Consultar andamento”.
Não localizo, no SEI, o tipo de processo que estou precisando... o que fazer?
Identificar um tipo de processo similar. Para a busca de opção similar à pretendida, basta clicar no botão “+ ” (de cor verde) para aparecer mais opções, e em seguida digitar a palavra correspondente a procura. E, caso depois da análise, ainda não consiga localizar... deve cadastrar um processo com a proposta de inclusão do(s) “tipo(s) de processo(s)” pretendido(s) e destinar à DEPA para análise.
Como inserir um documento avulso (exemplo Ofício) no SEI?
Deve ser cadastrado um processo no SEI (para gerar a sua numeração eletrônica) e inserir o documento pretendido, o qual posteriormente poderá tramitar à unidade competente por sua análise.
Não estou conseguindo cadastrar processo “externo” no SEI... qual a orientação?
Atualmente, para os processos externos que chegarem na UFMA serão cadastrados um novo processo no SEI (gerando um novo número) e, ao inserir o processo como documento deverá ser inserido o seu número original no campo “Numero”.
Qual a importância de se manter em sigilo a senha do usuário?
A senha é de uso pessoal e intransferível, e é de responsabilidade do usuário. Deve ser mantida em sigilo por cada servidor. Todas as ações executadas em documentos ou processos no SEI são registradas, por isso, é importante manter a guarda da senha. Importante destacar que com a senha qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente, realizar ações que impactam nos processos e podem ser responsabilizados por eventuais problemas identificados.