UFMA implantará o Sistema Eletrônico de Informações no dia 1º de julho e divulga capacitação para utilização deste sistema

A partir do dia 1º de julho de 2021, todos os processos que ainda estão sendo utilizados no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) deverão ser migrados para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI).  Todos os servidores da Universidade Federal do Maranhão, e até mesmo seus colaboradores, tais como funcionários terceirizados e estagiários terão dados integrados ao novo sistema, havendo necessidade que os colaboradores que atuam na gestão de documentos façam um curso da Escola Nacional de Administração Pública (Enap) para adquirirem o conhecimento das principais funcionalidades do SEI.

O objetivo do curso, com carga horária de 20 horas, é capacitar as pessoas que atuam na gestão de documentos para utilizar o novo sistema e usufruir seus benefícios no dia a dia de trabalho. Entre as funcionalidades do novo sistema, está a possibilidade de personalização de perfis de acesso de acordo com as necessidades levantadas pelas instâncias envolvidas na implantação do sistema.

Vale ressaltar que o Sistema Eletrônico de Informações não substituirá os outros sistemas, tais como o Sistema Integrado de Administração de Pessoal (Siape), Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (Sigaa), Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (Sigrh), SouGov, entre outros utilizados na Universidade.

Outra observação está no fato de que o Sipac não deixará de ser utilizado totalmente, e as funcionalidades relacionadas à cadeia de suprimentos da UFMA, como compras, orçamento, finanças e almoxarifado, permanecerão em funcionamento.

Tal como já vinha ocorrendo no Sipac, no SEI, dentro de cada unidade, haverá pessoas que deterão competências específicas para assinar, autorizar, ordenar despesas, instituir normativas, entre outras assinaturas, em que os documentos continuarão em envio por meio do bloco de assinaturas.

Em breve será disponibilizado pela Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) da UFMA o link do novo sistema para que os usuários possam testar as funcionalidades do SEI antes da data lançamento.

Conheça o SEI

Em 19 de novembro de 2020, por meio de uma cerimônia remota, a Universidade Federal do Maranhão, junto com nove órgãos federais, formalizou a cooperação técnica para fins de cessão do direito de uso do Sistema Eletrônico de Informações. O SEI é um sistema de gestão documental totalmente criado e desenvolvido por servidores da Justiça Federal da 4ª Região em 2009.

Cedido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) sem custos para outras instituições, o SEI permite transferir toda a gestão de processos administrativos para o meio eletrônico. Com a ferramenta, a tramitação de expedientes, desde a criação, a edição e a assinatura até o armazenamento, é realizada em ambiente virtual. Atualmente, está em uso em mais de 400 órgãos públicos dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, além de associações e outras entidades.

Segundo Aline Alvares Melo, diretora de Gestão, Modernização e Transparência da Pró-Reitoria de Planejamento, Gestão e Transparência (PPGT), a Universidade Federal do Maranhão é uma das primeiras instituições do Brasil a implantar o SEI na versão 4.0. “Esse sistema eletrônico proporciona maior agilidade processual e transparência nas informações, entre outros benefícios. É um sistema que tem sido adotado por órgãos da administração pública federal que melhor responde às demandas de seus atos atualmente”, destacou.

Confira os benefícios da implantação do SEI

• Economia de recursos: o SEI contribui com a economia de papel, de impressoras e de transporte dos processos, o que também contribui muito para o meio ambiente e a ecologia. Além disso, economiza-se com malote, correios e transportadora, tanto em termos financeiros, quanto de pessoas envolvidas nessas atividades;
• Agilidade na tramitação de processos: por se tratar de um sistema eletrônico mais ágil, com maior nível de suporte e com templates mais dinâmicos e fáceis, as ações são realizadas mais rapidamente, permitindo saltos na agilização do trâmite dos processos;
• Melhor organização dos conteúdos: o SEI apresenta uma série de opções para a organização dos conteúdos, entre elas os marcadores, as anotações e os blocos internos, que permitem o armazenamento organizado de processos, a categorização dos processos por assuntos do interesse da unidade e a comunicação rápida entre os membros da unidade, que pode inclusive ser registrada no SEI para consulta posterior;
• Economia de espaço: com a implantação do SEI: os processos administrativos da universidade passarão a ser 100% digitais, com isso os arquivos permanentes e intermediários vão deixar de ser ocupados com novos processos e documentos. Processos que ainda são físicos e que ainda estão sendo utilizados poderão ser digitalizados e incluídos no SEI, deixando-se esses espaços totalmente livres para novas atividades. Isso acarretará economia ainda com armários, arquivos de ações, materiais de escritório, etc;
• Economia de tempo: a otimização de fluxos de processos e a maior agilidade na tramitação deixa o colaborador com mais tempo para a realização de atividades mais interessantes e que agregam mais valor para a Universidade. A facilidade com que o SEI pode ser utilizado evita erros e desvios de fluxos, o que diminui o retrabalho, facilitando, assim, a rotina do colaborador e o andamento das atividades na Instituição;
• Transparência: um dos objetivos da implantação do SEI é o atendimento da Lei de Acesso à Informação, pois trata-se de um sistema já organizado de acordo com as diretrizes estabelecidas na Lei e demais normas relativas ao bom funcionamento dos órgãos públicos e requisitos de transparência.

Acesse o curso da Enap para treinamento do SEI

Por: Allan Potter

Produção: Marcos Paulo Albuquerque

Revisão: Jáder Cavalcante