Sistema Eletrônico de Informações agiliza a tramitação de processos e informações para usuários

Implantado no dia 1º de julho deste ano, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UFMA, um projeto da Universidade Federal do Maranhão executado por meio da Pró-Reitoria de Panejamento, Gestão e Transparência (PPGT) e da Superintendência da Tecnologia da Informação (STI), abarcou a maior parte das funcionalidades do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contrato (Sipac), de forma a atender às definições do Processo Eletrônico Nacional (PEN) e garantir mais transparência, agilidade, desburocratização e eficiência aos processos da Universidade. Para dar mais integração e adaptação dos servidores à nova plataforma, uma campanha no formato de videoaulas, matérias e cursos on-line foi disponibilizada para toda a comunidade acadêmica, com divulgação em diversas plataformas institucionais, inclusive no Canal Institucional da UFMA no Youtube, cujo trabalho já rende resultados positivos.

Os maiores desafios para a implantação da plataforma foram a modelação do processo de migração e a confiabilidade no sistema, como apontou o pró-reitor de Planejamento, Gestão e Transparência (PPGT), Walber Lins Pontes. “A PPGT conseguiu criar um modelo para garantir a confiabilidade das informações e que as unidades pudessem utilizar de forma adequada para tramitar os processos sem interrupção. As unidades inicialmente tiveram os problemas naturais na mudança do procedimento, mas nada que comprometesse o resultado”, contou.

A campanha apresentou resultados satisfatórios, na análise do pró-reitor, e o público compreendeu a finalidade básica do sistema. O volume de processos abertos e tramitados segue no mesmo fluxo e com uma vantagem: o tempo de tramitação e de retorno foi reduzido. Algumas das falhas de tramitação são apontadas pelo processo de adaptação dos usuários ainda estar em curso, mas os usuários já estão sendo orientados para melhor uso sistema.

Uma das ferramentas que foram criadas para melhorar essa adaptação e o acesso ao sistema foi lançada no dia 19 de julho, o aplicativo do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). É esperado que as funcionalidades do aplicativo atendam a todos os usuários com facilidade. “Embora a plataforma seja responsiva para dispositivos móveis e nos navegadores, o aplicativo torna mais utilizável e prático o processo”, concluiu o pró-reitor.

Conheça o SEI

Em 19 de novembro de 2020, por meio de uma cerimônia remota, a Universidade Federal do Maranhão, junto com nove órgãos federais, formalizou a cooperação técnica para fins de cessão do direito de uso do Sistema Eletrônico de Informações. O SEI é um sistema de gestão documental totalmente criado e desenvolvido por servidores da Justiça Federal da 4ª Região em 2009.

Cedido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) sem custos para outras instituições, o SEI permite transferir toda a gestão de processos administrativos para o meio eletrônico. Com a ferramenta, a tramitação de expedientes, desde a criação, a edição e a assinatura até o armazenamento, é realizada em ambiente virtual. Atualmente, está em uso em mais de 400 órgãos públicos dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, além de associações e outras entidades.

Confira os benefícios da implantação do SEI

• Economia de recursos: o SEI contribui com a economia de papel, de impressoras e de transporte dos processos, o que também contribui muito para o meio ambiente e a ecologia. Além disso, economiza-se com malote, correios e transportadora, tanto em termos financeiros quanto de pessoas envolvidas nessas atividades;

• Agilidade na tramitação de processos: por se tratar de um sistema eletrônico mais ágil, com maior nível de suporte e com templates mais dinâmicos e fáceis, as ações são realizadas mais rapidamente, permitindo saltos na agilização do trâmite dos processos;

• Melhor organização dos conteúdos: o SEI apresenta uma série de opções para a organização dos conteúdos, entre elas os marcadores, as anotações e os blocos internos, que permitem o armazenamento organizado de processos, a categorização dos processos por assuntos do interesse da unidade e a comunicação rápida entre os membros da unidade, que pode inclusive ser registrada no SEI para consulta posterior;

• Economia de espaço: com a implantação do SEI: os processos administrativos da Universidade passarão a ser 100% digitais. Com isso, os arquivos permanentes e intermediários vão deixar de ser ocupados com novos processos e documentos. Processos que ainda são físicos e que ainda estão sendo utilizados poderão ser digitalizados e incluídos no SEI, deixando-se esses espaços totalmente livres para novas atividades. Isso acarretará economia ainda com armários, arquivos de ações, materiais de escritório, etc.;

• Economia de tempo: a otimização de fluxos de processos e a maior agilidade na tramitação deixa o colaborador com mais tempo para a realização de atividades mais interessantes e que agregam mais valor para a Universidade. A facilidade com que o SEI pode ser utilizado evita erros e desvios de fluxos, o que diminui o retrabalho, facilitando, assim, a rotina do colaborador e o andamento das atividades na Instituição;

• Transparência: um dos objetivos da implantação do SEI é o atendimento à Lei de Acesso à Informação, pois se trata de um sistema já organizado de acordo com as diretrizes estabelecidas na Lei e demais normas relativas ao bom funcionamento dos órgãos públicos e requisitos de transparência.

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Por: Andressa Algave

Produção: Laís Costa

Revisão: Jáder Cavalcante