Lançamento e início oficial de atividades do Sistema Eletrônico de Informações na UFMA ocorrerá amanhã, 1º de julho, às 8h

Amanhã, 1º de julho, com início às 8h, ocorrerá a Cerimônia de Lançamento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que será utilizado por todos os colaboradores que atuam na gestão de documentos que antes eram processados pelo Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac). Todos os servidores e colaboradores, tais como funcionários terceirizados e estagiários, tiveram seus dados integrados ao novo sistema, e, por meio de uma campanha em vários meios de comunicação institucionais durante todo o mês de junho, a UFMA estimulou seus trabalhadores que atuam nos processos a fazerem um curso da Escola Nacional de Administração Pública (Enap) para adquirirem o conhecimento das principais funcionalidades do SEI. A solenidade será transmitida pelo Canal Institucional da UFMA no Youtube.

O objetivo do curso, com carga horária de 20 horas, é de capacitar as pessoas que atuam na gestão de documentos para utilizar o novo sistema e usufruir seus benefícios no dia a dia de trabalho, entre elas, a possibilidade de personalização de perfis de acesso de acordo com as necessidades levantadas pelas instâncias envolvidas na implantação do sistema.

O Sistema Eletrônico de Informações não substituirá os outros sistemas, tais como o Sistema Integrado de Administração de Pessoal (Siape), Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (Sigaa), Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (Sigrh), SouGov, entre outros utilizados na Universidade.

Outra observação está no fato de que o Sipac não deixará de ser utilizado totalmente, e as funcionalidades relacionadas à cadeia de suprimentos da UFMA, como compras, orçamento, finanças e almoxarifado, permanecerão em funcionamento.

Tal como já vinha ocorrendo no Sipac, no SEI, dentro de cada unidade, haverá pessoas que deterão competências específicas para assinar, autorizar, ordenar despesas, instituir normativas, entre outras assinaturas, em que os documentos continuarão em envio por meio do bloco de assinaturas.

Conheça o SEI

Em 19 de novembro de 2020, por meio de uma cerimônia remota, a Universidade Federal do Maranhão, junto com nove órgãos federais, formalizou a cooperação técnica para fins de cessão do direito de uso do Sistema Eletrônico de Informações. O SEI é um sistema de gestão documental totalmente criado e desenvolvido por servidores da Justiça Federal da 4ª Região em 2009.

Cedido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) sem custos para outras instituições, o SEI permite transferir toda a gestão de processos administrativos para o meio eletrônico. Com a ferramenta, a tramitação de expedientes, desde a criação, a edição e a assinatura até o armazenamento, é realizada em ambiente virtual. Atualmente, está em uso em mais de 400 órgãos públicos dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, além de associações e outras entidades. 

Confira os benefícios da implantação do SEI

• Economia de recursos: o SEI contribui com a economia de papel, de impressoras e de transporte dos processos, o que também contribui muito para o meio ambiente e a ecologia. Além disso, economiza-se com malote, correios e transportadora, tanto em termos financeiros, quanto de pessoas envolvidas nessas atividades;

• Agilidade na tramitação de processos: por se tratar de um sistema eletrônico mais ágil, com maior nível de suporte e com templates mais dinâmicos e fáceis, as ações são realizadas mais rapidamente, permitindo saltos na agilização do trâmite dos processos;

• Melhor organização dos conteúdos: o SEI apresenta uma série de opções para a organização dos conteúdos, entre elas os marcadores, as anotações e os blocos internos, que permitem o armazenamento organizado de processos, a categorização dos processos por assuntos do interesse da unidade e a comunicação rápida entre os membros da unidade, que pode inclusive ser registrada no SEI para consulta posterior;

• Economia de espaço: com a implantação do SEI: os processos administrativos da Universidade passarão a ser 100% digitais. Com isso, os arquivos permanentes e intermediários vão deixar de ser ocupados com novos processos e documentos. Processos que ainda são físicos e que ainda estão sendo utilizados poderão ser digitalizados e incluídos no SEI, deixando-se esses espaços totalmente livres para novas atividades. Isso acarretará economia ainda com armários, arquivos de ações, materiais de escritório, etc;

• Economia de tempo: a otimização de fluxos de processos e a maior agilidade na tramitação deixa o colaborador com mais tempo para a realização de atividades mais interessantes e que agregam mais valor para a Universidade. A facilidade com que o SEI pode ser utilizado evita erros e desvios de fluxos, o que diminui o retrabalho, facilitando, assim, a rotina do colaborador e o andamento das atividades na Instituição;

• Transparência: um dos objetivos da implantação do SEI é o atendimento da Lei de Acesso à Informação, pois se trata de um sistema já organizado de acordo com as diretrizes estabelecidas na Lei e demais normas relativas ao bom funcionamento dos órgãos públicos e requisitos de transparência.

Acesse o curso da Enap para treinamento do SEI

Assista também a um vídeo tutorial sobre o SEI:

Por: DCom

Revisão: Jáder Cavalcante