Sistema de Processo Eletrônico
IMPLANTAÇÃO
Em 13 de dezembro de 2019 foi encaminhado o OFÍCIO GR N° 389-MR São Luís (MA) ao Presidente do Tribunal Regional Federal da 4a Região pleiteando a Cessão do direito de uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
Em 06/11/2020 foi firmado o ACORDO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA TRF4 Nº 86/2020, que garantiu a UFMA a Utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
Foi realizado a atualização e conciliação das Unidades Institucionais para atendimento ao SEI.
Emitida a RESOLUÇÃO Nº 254 - CONSAD, 23 de junho de 2021 (ad referendum) que Regulamenta a substituição do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), como sistema gestor de processo administrativo eletrônico, por meio da implantação e o funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito da Universidade Federal do Maranhão.
O SEi entrou em operacionalização no dia 1º de julho de 2021 em substituição ao SIPAC Processos.
Em 13 de agosto de 2021 foi publicada a PORTARIA GR Nº 478/2021-MR, que Institui o Comitê Gestor de Protocolo para adesão ao barramento de serviços do Processo Eletrônico Nacional - PEN no âmbito da Universidade Federal do Maranhão – UFMA.
Emitida a RESOLUÇÃO Nº 267 - CONSAD. de 21 de janeiro de 2022, que referenda a RESOLUÇÃO Nº 254 - CONSAD, 23 de junho de 2021.
Emitida também a Portaria GR Nº 442, de 24 de junho de 2022, que “dispõe sobre a atuação de processos na Universidade Federal do Maranhão”.
Em 28 de outubro de 2022 foi publicada a Portaria GR Nº 718/2022-MR, que constitui comissão para implantação, operacionalização e acompanhamento do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) na UFMA, tendo como finalidades:
1. coordenar as ações de implantação do SEI na UFMA;
2. propor ações de capacitação e orientação aos usuários no que diz respeito à utilização do SEI na UFMA;
3. encaminhar ao Comitê de Governança, Integridade e Transparência - CGIT as solicitações de melhorias e desenvolvimento de funcionalidades, bem como acompanhar o andamento das demandas;
4. Zelar pela contínua adequação do SEI à legislação documental, à legislação de segurança da informação e comunicações, às normas de preservação digital de documentos, às necessidades da UFMA e aos padrões de uso e evoluções definidos do âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN).
Para regulamentar o tratamento de processos sigilosos de forma geral na UFMA, em 13 de julho de 2023, foi emitida a Portaria nº 835/2023/FUMA/OEC/REITORIA/GR, que dispõe sobre o tratamento de processos com informações restritas e/ou sigilosas, de forma geral, na Universidade Federal do Maranhão.
MELHORIAS E BENEFÍCIOS DA RESOLUÇÃO Nº 254-CONSAD, 23 de junho de 2021
A necessidade de organizar, sistematizar e publicizar o processo de substituição do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), como sistema gestor de processo administrativo eletrônico, por meio da implantação e o funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito da Universidade Federal do Maranhão.
Por segurança jurídica dos atos praticados e por condição de publicidade das ações a Resolução garante o cumprimento das premissas de implantação do SEI.
A Resolução visa garantir o cumprimento das obrigações de responsabilidade da UFMA assumidas no ACORDO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA TRF4 Nº 86/2020, em especial aos aspectos de segurança e utilização do Sistema.
A Resolução garante a legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e a eficiência da administração pública na implementação de uma ação que garante os aspectos de Governança, Integridade e Transparência, dentre eles a recuperabilidade de informações e a pesquisa publica de processos.
BENEFÍCIOS DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI
- aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação dos processos;
- ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso das tecnologias da informação e comunicação, reduzindo o uso de papel e os custos operacionais e de armazenamento da documentação;
- melhorar as condições para o tratamento, a recuperação e o cruzamento de informações de forma segura;
- melhorar os processos de gestão da informação e da documentação;
- aprimorar a segurança e a confiabilidade dos dados e das informações;
- facilitar o acesso às informações e às instâncias administrativas;
MONITORAMNETO DO TCU POR MEIO DO ACÓRDÃO 484/2021-TCU-Plenário e Acórdão 301/2023-TCU-Plenário.
Os dois objetivos principais da auditoria realizada pelo TCU, por meio do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário são:
a) que as IFEs implementem meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os novos autos sejam autuados em formato digital (item 9.1.1 do Acórdão); e
b) que seja possível a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos mediante ferramenta de transparência ativa - Pesquisa Pública (item 9.1.2).
A Pró-Reitoria de Planejamento, Gestão e Transparência - PPGT, vem dar ampla divulgação às auditorias realizadas e o acordão publicado com orientações às IFES e informar as providências tomadas pela UFMA, conforme quadro abaixo:
A Universidade Federal do Maranhão, em novembro de 2019, tinha recomendações de atualização e reestruturação de seu sistema de processos, que apresentava falhas e limitações.
A Governança de processos, de documentos e do Sistema Eletrônico de Informação é tratada com zelo, respeito e compromisso, ao implantar o Sistema Eletrônico de Informação (SEI) se garante a gestão dos documentos e processos eletrônicos que tramitam na Instituição.
A Integridade dos documentos, dos processos e do SEI permite a confiabilidade dos documentos gerados e sua rastreabilidade, em conformidade com a Portaria Interministerial MJSP/ME n° 11, de 25 de novembro de 2019, regulamentada pela Instrução Normativa Interministerial n° 13, de 27 de fevereiro de 2020, o que garante a efetiva comprovação e validação de documentos gerados pela UFMA e que tramitam no âmbito da Instituição.
A UFMA vem reafirmar seu compromisso com a transformação e o rejuvenescimento, bem como com as bases fortes da Gestão Pública inovadora baseada na Tecnologia da Informação e Comunicação e no respeito às pessoas, dando dignidade ao trabalho e acesso aos serviços que a Universidade oferta.
A Pró-Reitoria de Planejamento, Gestão e Transparência (PPGT) em parceria com a Superintendência de Tecnologias da Informação (STI), articulada com a equipe de gestão sob as orientações do Reitor, mais uma vez, cumprindo o seu papel de participação coletiva, respeito à legalidade e compromisso com a coisa pública, demonstram, em função do ACÓRDÃO Nº 484/2021 – TCU – Plenário, que estamos balizados em nossa conduta ética e transformadora da Administração Pública, não apenas ao cumprir as normas que devem ser cumpridas, mas por primar pelo cuidado com seus servidores, com a sociedade e com a Instituição.
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